Правила процедури відповідно до § 8 абз. 2 LkSG
I. Створення та мета процедури подання скарг
Компанія Miele встановила відповідну процедуру розгляду скарг згідно зі статтею 8 LkSG. Процедура подання скарг дозволяє громадянам вказувати на ризики для прав людини та навколишнього середовища, а також на порушення прав людини або екологічних зобов’язань, які виникли в результаті економічних дій компанії у власній сфері діяльності або прямого чи опосередкованого постачальника.
II. Відповідальність і доступність
Процедура подання скарг знаходиться в зовнішнього уповноваженого (омбудсмена), з яким можна зв’язатися за наступною адресою:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
Тел.: +49 521 557 333 0/Моб.: +49 151 58230321
Ел. адреса: ombudsmann@thielvonherff.de
Платформа для звітності: www.report-tvh.com
Головна сторінка: www.thielvonherff.de
Довірений адвокат діє як незалежний і самостійний юрист. Він є неупередженим і не підпорядковується жодним вказівкам компанії щодо розгляду справи по суті. Довірений адвокат зобов’язаний зберігати таємницю. За бажанням, він повинен зберігати конфіденційність особи, яка надає інформацію.
III. Процедура подання скарги
Довірений адвокат отримує скаргу і, за необхідності, обговорює факти справи з особою, яка видала направлення. У будь-якому випадку, інформатор отримує підтвердження про отримання.
Довірений адвокат перевіряє, чи може мати місце порушення обов’язків у розумінні LkSG або порушення інших законів чи внутрішніх правил. За наявності достатніх ознак такого порушення він передає надані йому факти в прийнятній формі до компанії для розслідування, де відділ комплаєнсу відповідає за оперативну реалізацію. Довірений адвокат не проводить розслідування сам, щоб не ставити під загрозу свій нейтралітет.
Компанія повинна відреагувати на повідомлення відповідно до закону та внутрішніх правил і з урахуванням інтересів усіх залучених сторін. Розслідування має проводитися швидко та без значних перерв.
До осіб, яких зачіпає розслідування, слід ставитися справедливо та з повагою. Презумпція невинуватості поширюється на всіх постраждалих осіб. Право бути почутим має бути забезпечено. З цієї причини особи, на яких впливає викривач, якнайшвидше інформуються про отримане повідомлення та повідомляються про їхні права на інформацію та виправлення ситуації. Однак, якщо існує серйозний ризик того, що повідомлення поставить під загрозу розслідування витоку, повідомлення може бути відкладено до завершення розслідування або доти, доки ризик не припиниться.
Правову оцінку розслідуваних фактів та визначення відповідних заходів щодо усунення та запобігання неналежним господарським практикам проводить компанія, яка може для цього звернутися до довіреного адвоката. Заходи можуть включати, наприклад, відповідні цивільні позови або залучення органів влади. Навіть якщо в конкретному випадку порушень не виявлено, доцільними можуть бути пропозиції щодо змін робочих і бізнес-процесів, а також змін організаційних правил і правил поведінки.
Особа, яка подає заяву, може в будь-який час отримати інформацію про стан розгляду справи від Омбудсмена. Через три місяці після отримання звіту він або вона отримає зворотній зв’язок щодо подальших заходів за результатами звіту. Найпізніше після завершення процесу омбудсмен інформує заявника про його результати в межах, дозволених законом.
IV. Захист особи, яка надає інформацію
Викривач, як правило, захищений від дискримінаційних або дисциплінарних дій. Будь-які дії у відповідь, спрямовані проти них, будуть неприпустимі. Якщо є будь-які ознаки помсти щодо викривачів, необхідно негайно звернутися до конфіденційного консультанта.
Якщо довірений адвокат запевнив особу, яка надала інформацію, у конфіденційності, він не буде розкривати її ім’я та особу компанії або третім особам без її згоди. Якщо довіреного адвоката допитують як свідка в кримінальному, цивільному чи іншому судочинстві, він розкриє ім’я та особу людини, яка надає інформацію, тільки в тому разі, якщо йому буде надано письмовий дозвіл на це як особою, яка надала інформацію, так і компанією.
Бажанню особи, яка надає інформацію, захистити свою особистість протистоїть зацікавленість осіб, яких ця інформація стосується, у розкритті фактів. З цієї причини, також, навмисне зловживання Регламентом відповідно до § 8 п. 2 LkSG с. 3 можливість подавати скарги та поради не допускається. Конфіденційний консультант має вказати особі, яка дала наводку, під час першої співбесіди, що в разі навмисного зловживання процедурою подачі скарги його або її особу може бути розкрито компанії.
V. Захист даних
Дотримання законодавчих зобов’язань щодо зберігання та положень законодавства про захист даних забезпечує довірений адвокат. Зібрані персональні дані обмежуються інформацією про особу, функції та контактну інформацію осіб, які надають інформацію, і зацікавлених осіб, а також іншими персональними даними, які абсолютно необхідні для обробки питання. Крім того, зберігаються лише повідомлені факти, деталі обробки, подальші дії щодо звіту та аудиторські звіти.
Строк зберігання персональних даних, отриманих у ході оперативно-розшукових заходів та розслідувань, становить два місяці після завершення розслідувань. Цей період відповідно подовжується, якщо за завершенням розслідування слідує дисциплінарне чи судове провадження або інші суперечки, для вирішення яких необхідно використати дані.
Відповідальний за захист даних повинен регулярно перевіряти відповідність процедури розгляду скарг вимогам захисту даних.
VI. Ефективність процедури оскарження
Ефективність процедури розгляду скарг перевіряється один раз на рік і періодично, наприклад, якщо компанія передбачає суттєво змінену або суттєво розширену ризикову ситуацію у своїй сфері діяльності або у свого прямого постачальника, наприклад, у результаті впровадження нових продуктів, проєктів або нової сфери діяльності.